Global Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata

Denne Globale Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata ("Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata" eller "Meddelelse") gælder på tværs af Ecolabs globale virksomhed for alle medarbejdere og uafhængige kontrahenter. Denne meddelelse beskriver de personlige oplysninger, som Ecolab kan indsamle under dit ansættelsesforhold med Ecolab, hvordan Ecolab bruger og beskytter disse oplysninger, og med hvem, vi kan dele dem.

Denne Globale Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata er designet til at sætte en ensartet standard for hver enhed i Ecolab med hensyn til deres beskyttelse af medarbejdernes personlige oplysninger. Ecolab anerkender, at visse love kan pålægge yderligere krav end dem, der er beskrevet i denne Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata. Som sådan er denne meddelelse et supplement til den offentlige Privatlivspolitik. Derudover skal alle lokale meddelelser eller privatlivsrelaterede afsløringer, der er specifikke for dit bopælsland, erstatte denne Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata, i det omfang, der er en konflikt.

Personlige oplysninger (også almindeligvis kendt som personidentificerbare oplysninger eller personlige data) er oplysninger, der kan bruges til at identificere dig eller enhver anden person, som oplysningerne kan relatere til. Visse oplysninger kræves for at etablere ansættelsesforholdet, mens andre oplysninger indsamles i løbet af din ansættelsesperiode. Ecolab indsamler oplysninger i overensstemmelse med, hvad der er tilladt ved lov i dit bopælsland. Visse oplysninger, såsom køn, race og religion, må kun indsamles, hvor det er lovligt tilladt i din jurisdiktion.

De personlige oplysninger, som vi indsamler i forbindelse med din ansættelse, kan omfatte følgende:

• Navn og kontaktoplysninger, herunder kontaktoplysninger i nødstilfælde (f.eks. adresse; telefonnummer; e-mail, fax);
• Personaleoplysninger (f.eks. fødselsdato, civilstand, fødested, nationalitet, bopæl, statsborgerskab, status for arbejdstilladelse, militærstatus, nationalitet, foretrukne sprog);
• Betalingsoplysninger (f.eks. personlige bankkontooplysninger, skatterelaterede formularer og oplysninger, Ecolab-firmakortnummer);
• Identifikationsoplysninger (f.eks. CPR eller andet nationalt identifikationsnummer, pasnummer, kørekortnummer, nummerpladenummer);
• Kontooplysninger (f.eks. loginoplysninger til Ecolab Job-Portal eller andre medarbejderportaler);
• Beskæftigelsesoplysninger (f.eks. ansættelsesdatoer, kompensation og ydelser, fagforeningstilknytning, pensionering, forsikring, begunstigede, arbejdsbegrænsninger og akkommodationer, beslutninger om klagesager, præstationer);
• Positionsoplysninger (f.eks. Ecolab identifikationsnummer, jobtitel, afdeling/forretningsenhed, supervisor, websted, adgang til computer og faciliteter);
• Uddannelse og træning (f.eks. uddannelsesniveau, -område og -institution, kompetencevurderinger, professionelle licenser og certificeringer eller træningskurser);
• Professionel historik (for eksempel tidligere arbejdsgivere eller tidligere stillinger; anbefalingsbreve);
• Fremmødeoplysninger (f.eks. betalt fri ("PTO") og anmodninger om PTO og alle andre fraværsanmodninger);
• Kommunikationsoplysninger (f.eks. voicemails, e-mails, korrespondance, dokumenter og andre arbejdsrelaterede produkter og kommunikation, der er oprettet, gemt eller transmitteret ved hjælp af vores netværk, applikationer, enheder, computere eller kommunikationsudstyr; oplysninger fra spørgeundersøgelser);
• Oplysninger indsamlet fra ansættelses- og opsigelsesprocesserne (f.eks. interviewoplysninger, CV eller resumé, følgebreve, referencer, referencebreve, baggrunds- og kredittjek, transskriptioner, interaktioner forud for ansættelse, referencebreve, tilbudsbreve og acceptdatoer for ansættelse, start- og slutdatoer, fratrædelsesdato og -årsager);
• Industriel hygiejneeksponeringsvurdering og overvågningsoplysninger;
• Andre oplysninger, der gives i formularer efter behov for fordele, løn eller HR, i overensstemmelse med gældende love;
• Billedoplysninger og ligestillet information, hvor det er tilladt ved lov og/eller efter efterfølgende meddelelse, hvor det er påkrævet ved lov (f.eks. identifikationsfoto, CCTV-optagelser, andre billeder eller fotografier, samt tidspunkter og steder for nøglekortbrug);
• Teknologisk information og information skitseret via Ecolabs Cookie-meddelelse ved adgang til visse Ecolab-websteder, hvor det er tilladt i henhold til lokal lovgivning, herunder hvor en medarbejder kan fravælge en sådan informationsindsamling (f.eks. browsing, online eller anden brugsinformation fra virksomhedens enheder eller på virksomhedens netværk, arbejdsenheds IP-adresser, bruger-ID, adgangskode og andre legitimationsoplysninger, der bruges til at få adgang til Ecolab-systemer, applikationer, enheder, computere eller kommunikationsudstyr);
• Unikke personlige identifikatorer, der er tilknyttet visse sporingsteknologier på websteder som beskrevet i Ecolabs Cookie-meddelelse, og som du kan fravælge i overensstemmelse med denne Cookie-meddelelse (f.eks. enhedsidentifikator; cookies, beacons, pixeltags, mobilannonceidentifikatorer eller anden lignende teknologi eller andre former for vedvarende identifikatorer). Bemærk venligst, at selvom denne Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata gælder på tværs af al medarbejderaktivitet, kan anvendeligheden af ​​cookies og den tilknyttede cookie-meddelelse variere, hvis du er på visse websteder uden for www.ecolab.com.
• Andre oplysninger, der kan blive udvekslet i forbindelse med indgåelse af ansættelsesforholdet med Ecolab.

Nogle personlige oplysninger, såsom biometriske oplysninger, præcise lokaliseringsdata, køn, race, religiøse og helbredsmæssige oplysninger, samt kommunikation, hvor vi ikke er den tilsigtede modtager, betragtes som følsomme personlige oplysninger i henhold til visse regler om databeskyttelse. Vi indsamler ikke følsomme personoplysninger i alle jurisdiktioner, hvor vi opererer. Hvor det er påkrævet ved lov, vil dit udtrykkelige samtykke til indsamling, behandling eller overførsel af sådanne følsomme personoplysninger blive indhentet. Der vil blive sørget for passende sikkerheds- og beskyttelsesforanstaltninger, som vil være i overensstemmelse med arten og risiciene forbundet med data- og behandlingsaktiviteterne.

Når du giver personlige oplysninger til Ecolab som beskrevet i denne Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata, indsamles disse personoplysninger typisk direkte fra dig, og du vil kende de præcise personlige oplysninger, der indsamles af os.

Under visse begrænsede omstændigheder kan tredjepartstjenesteudbydere også indsamle oplysninger på vegne af Ecolab (f.eks. med henblik på baggrundstjek, screening osv.), selvom en sådan indsamling af dine oplysninger altid vil være inden for rammerne af din ansættelse, og vi vil informere dig om, at en tredjepart indsamler dine oplysninger på tidspunktet for indsamlingen.

Endelig kan der indsamles visse oplysninger fra kunder, associerede virksomheder eller andre, som du måtte engagere dig med i løbet af din ansættelse hos Ecolab (f.eks. kundeundersøgelser til præstationsgennemgang og lignende formål).

I henhold til vilkårene i denne Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata, bruger Ecolab de ovenfor beskrevne kategorier af personlige oplysninger på flere måder. Medmindre andet er angivet specifikt, kan ovenstående oplysninger bruges til ethvert af de nedenfor oplistede formål: Disse formål er ikke altomfattende, og du kan modtage efterfølgende meddelelse om yderligere formål for andre og specifikke typer behandling. Ecolab kan bruge dine personlige oplysninger til at:

• Bestemme din berettigelse til ansættelse, herunder verifikation af referencer og kvalifikationer;
• ​​​​​​​Administrere løn og ydelser til dig; • Vurdere kvalifikationer til et bestemt job eller opgave;
• Muliggøre kommunikation og netværk blandt medarbejdere;
• Overholde gældende arbejds- eller ansættelseslovgivning;
• Kontakte dig vedrørende andre rekrutteringsmuligheder;
• Give generel information om Ecolab;
• Svare på dine forespørgsler og anmodninger;
• Behandle arbejdsrelaterede krav (for eksempel arbejdsskadeerstatning og forsikringskrav);
• Tilbyde træning eller andre udviklingskrav;
• Gennemføre præstationsvurderinger og disciplinære handlinger;
• Skabe kontakt i tilfælde af en nødsituation;
• Overholde juridiske forpligtelser, herunder sundheds- og sikkerhedskrav, og anmodninger om oplysninger fra offentlige myndigheder og sikkerhedsundersøgelser, eller for at hævde eller forsvare et juridisk krav;
• Kompilere medarbejderfortegnelser;
• Sikre sikkerheden vedrørende virksomhedens oplysninger;
• Administrere personaleressourcer, finansiel planlægning, virksomhedsregler, interne revisioner og anden administration;
• Administrere vores applikationer, software og elektroniske systemer;
• Forbedre medarbejdertilfredshed og -præstation;
• Forebygge potentielt svigagtige, forbudte eller ulovlige aktiviteter;
• Generelt at administrere alle aspekter af ansættelsesforholdet, herunder men ikke begrænset til etablering, vedligeholdelse og opsigelse af ansættelsesforhold, generel drift og administrative, økonomiske og HR-relaterede formål;
• Til andre sådanne formål, som er nødvendige og med rimelighed krævet af Ecolab, som du vil modtage efterfølgende meddelelse om, hvis det er en væsentlig afvigelse fra ovenstående formål.

I relevante lande vil de oplysninger, du angiver i ligestillingssektionen af en jobansøgning, blive brugt med det ene formål at overvåge lige muligheder inden for den globale Ecolab-virksomhed. Ecolab bruger ikke disse oplysninger til markedsføringsformål.

Ecolab kan indsamle lignende eller relaterede oplysninger eller bruge personlige oplysninger til et lignende eller relateret formål i overensstemmelse med love og regler i en bestemt jurisdiktion. Hvor det er nødvendigt, vil meddelelse efterfølgende blive givet inden yderligere indsamling. Afhængigt af din jurisdiktion kan du have registrerede rettigheder såsom sletning, rettelse eller begrænsning af brugen. Sådanne registrerede rettigheder og de jurisdiktioner, hvor de er gældende, er beskrevet nedenfor eller i jurisdiktionsspecifikke meddelelser.

Visse indsamlede oplysninger er nødvendige for at etablere og opretholde ansættelsesforholdet. Hvis du vælger ikke at give de nødvendige oplysninger, er vi muligvis ikke i stand til at følge eller fortsætte en ansættelseskontrakt eller levere alle de fordele ved ansættelse, som ellers ville være tilgængelige for dig. Du kan til enhver tid forespørge om, hvorvidt visse oplysninger er nødvendige eller valgfrie, og forstå, hvordan fjernelse af visse oplysninger kan påvirke dig.

Vi kan give enhver af de beskrevne kategorier af personlige oplysninger til Ecolabs medarbejdere, konsulenter, tilknyttede virksomheder eller andre virksomheder eller personer med det formål at behandle sådanne oplysninger på vores vegne for at etablere, administrere eller afslutte ansættelsesforholdet med dig. I sådanne tilfælde kræver vi, at disse parter er enige om at beskytte fortroligheden af ​​sådanne oplysninger i overensstemmelse med vilkårene i denne Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata, såvel som den offentlige Ecolab Privatlivspolitik, samt eventuelle interne standarder for overholdelse af privatlivets fred samt love og bestemmelser i den jurisdiktion, hvor du bor.

Parter, der modtager dine oplysninger, kan omfatte:

• Vores datterselskaber og relaterede virksomheder;
• Forretningspartnere, kontrahenter og kanalpartnere, som ikke betragtes som associerede virksomheder;
• Tredjeparts-leverandører eller -tjenesteudbydere, der leverer vigtige tjenester og er nødvendige for at understøtte din ansættelse eller ansøgning og eller give dig visse beskæftigelsesrelaterede tjenester (inklusive til formål beskrevet i det foregående afsnit);
• Tredjeparter, der kan yde professionel rådgivning (f.eks. advokater, bankfolk, revisorer);
• Regeringsorganer eller andre parter som følge af juridiske processer eller andre anmodninger, hvor det er tilladt ved lov;
• Med andre personer eller tredjeparter, som du har anmodet om, at vi deler oplysninger med.

Bortset fra som beskrevet ovenfor, vil vi ikke dele dine personlige oplysninger med andre tredjepartsvirksomheder til deres kommercielle eller markedsføringsmæssige brug uden dit samtykke eller bortset fra som en del af et specifikt program eller en funktion, som du har mulighed for at tilmelde dig eller fravælge.

Derudover kan vi frigive personlige oplysninger: (i) i det omfang vi i god tro har en overbevisning om, at en sådan handling er nødvendig for at overholde enhver gældende lovgivning; (ii) for at håndhæve vores rettigheder og/eller fremsætte eller forsvare krav relateret til din ansættelse hos Ecolab, beskytte os mod ethvert ansvar, forsvare os mod ethvert krav, beskytte enhver persons rettigheder, ejendom og personlige sikkerhed eller beskytte den offentlige velfærd; (iii) når offentliggørelse er påkrævet for at beskytte andre personers sikkerhed, i overensstemmelse med gældende love (iv) for at reagere på en retskendelse, stævning, ransagningskendelse eller anden juridisk proces, i det omfang det er tilladt og som begrænset af loven; (v) i tilfælde af, at vi gennemfører en virksomhedsoverdragelse, såsom en fusion, frasalg, opkøb, afvikling eller salg af alle eller en del af vores aktiver; eller (vi) til et yderligere formål, der er direkte relateret til det oprindelige formål, hvortil de personlige oplysninger blev indsamlet.

Ecolab opbevarer kun dine personlige oplysninger så længe, ​​det er nødvendigt for de formål, der er angivet i denne Meddelelse om Privatlivspolitik for Medarbejderdata, som typisk er længden af ​​din ansættelse, plus mindst et ekstra år efter ansættelsesforholdets ophør.

I visse jurisdiktioner kan varigheden af, hvor længe dine personlige oplysninger opbevares, variere afhængigt af lokal lovgivning. Du kan forespørge hos din leder eller kontakte Ecolab som beskrevet heri for den opbevaringsperiode, der er specifik for din jurisdiktion. Derudover kan vi opbevare og bruge personlige oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at overholde vores juridiske forpligtelser (for eksempel hvis vi er forpligtet til at opbevare dine data for at overholde gældende love), løse tvister og håndhæve vores juridiske aftaler og politikker.

Hvis du befinder dig uden for USA, især hvis du befinder dig i Canada, Brasilien, Den Europæiske Union ("EU"), Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde ("EØS"), New Zealand, Republikken Sydafrika, Schweiz, Storbritanninen eller andre lande med lignende love om databeskyttelse, bemærk da venligst, at vi og vores servere er placeret i USA. Enhver information, som du giver os, kan blive overført til og behandlet i USA eller andre lande rundt om i verden, hvor vi driver forretning. Selvom dette kan omfatte modtagere af oplysninger, der befinder sig i lande, hvor der kan være et lavere juridisk beskyttelsesniveau for dine personlige oplysninger end i dit land, så vil vi gøre en indsats for at beskytte dine oplysninger i overensstemmelse med de krav, der gælder for lovgivningen i din særlige jurisdiktion og tage skridt til kun at dele med tredjeparter, der tilbyder lignende beskyttelse. Ved at engagere dig i og indgive personlige oplysninger og andre data, som Ecolab lovligt kan indsamle, behandle, bruge eller overføre i forbindelse med dit engagement med Ecolab, giver du utvetydigt samtykke til, at dine oplysninger indsamles, behandles, bruges og overføres som beskrevet heri.

Ecolab overholder EU-U.S. Databeskyttelsesramme ("EU-U.S. DPF"), den britiske udvidelse til EU-U.S. DPF, og det schweiziske-U.S. Databeskyttelsesramme ("Swiss-U.S. DPF") som angivet af U.S. Department of Commerce (samlet "DPF-programmet").

Ecolab er certificeret af U.S. Department of Commerce til at overholde EU-U.S. Databeskyttelsesrammeprincipper ("EU-U.S. DPF-principper") ved behandling af personlige oplysninger modtaget fra EU og Storbritannien. Ecolab er også certificeret af U.S. Department of Commerce til at overholde Schweiz-U.S. Databeskyttelsesrammeprincipper ("Swiss-U.S. DPF Principles," sammen med "EU-U.S. DPF Principles" omtales som "Principper") ved behandling af personlige oplysninger modtaget fra Schweiz. Hvis der er nogen konflikt mellem vilkårene i denne Privatlivspolitik og EU-U.S. DPF-principper (inklusive UK-udvidelsen) og/eller Schweiz-U.S. DPF-Principper, gælder Principperne. Besøg https://www.dataprivacyframework.gov/ for at få mere at vide om Program for Databeskyttelsesramme og for at se vores certificering. For at se den komplette liste over deltagende organisationer, besøg venligst https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. Under visse omstændigheder kan Ecolab forblive ansvarlig for visse tredjeparters handlinger, hvis disse tredjeparter behandler personlige oplysninger, der stammer fra EU, Storbritannien, Gibraltar og/eller Schweiz, som Ecolab videregiver til dem, på en måde, der er uforenelig med principperne.

Hvis du har spørgsmål eller klager over vores håndtering af dine personlige oplysninger under DPF, bedes du kontakte os ved at bruge oplysningerne i afsnittet "Kontakt os" nedenfor.  Hvis du stadig har en specifik bekymring om Privatlivspolitikken, som ikke er blevet løst efter at have forsøgt at få svar på dit spørgsmål eller bekymring omkring Privatlivspolitikken direkte med Ecolab, har Ecolab forpligtet sig til at samarbejde med panelet oprettet af EU Data Protection Authorities (DPA'er), UK Information Commissioner's Office (ICO), den schweiziske føderale databeskyttelses- og informationskommissær (FDPIC) med hensyn til uafklarede klager vedrørende vores håndtering af personlige oplysninger modtaget i respekt for EU-U.S. DPF og Storbritanniens udvidelse til EU-U.S. DPF og Schweiz-U.S.A. DPF. Som beskrevet i DPF-programmet kan enkeltpersoner opnå mulighed for at vælge bindende voldgift til løsning af klage med hensyn til personlige oplysninger med oprindelse i EU, Storbritannien, Gibraltar eller Schweiz. Besøg venligst DPF-programmets hjemmeside, som du finder på linket ovenfor, for at få den mest opdaterede information.

Ecolab er underlagt undersøgelses- og håndhævelsesmyndigheden i U.S. Federal Trade Commission med det formål at håndhæve overholdelse af DPF. Derudover, under begrænsede omstændigheder, kan offentlige myndigheder i USA, herunder, men ikke begrænset til, U.S. Federal Government fremsætte juridiske anmodninger til Ecolab om at indhente visse personlige oplysninger, som Ecolab skal overholde.

Følgende U.S. Ecolab datterselskaber overholder også DPF-principperne:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• Nalco Industrial Outsourcing Company
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations LLC
• Pest Management LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC

Ecolab will take reasonable steps to protect your personal information in Ecolab's possession and secure against risk of loss, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction. Vi anvender branchestandardiserede sikkerhedsforanstaltninger designet til at beskytte sikkerheden for alle oplysninger, der indsamles i løbet af ansættelsesforholdet. ​​​​​​​Ecolab evaluerer regelmæssigt sine sikkerhedsforanstaltninger i en bestræbelse på at sikre fortroligheden af personoplysninger. Sikkerheden vedrørende oplysninger, der overføres via internettet eller via en mobilenhed, kan dog aldrig garanteres. Vi er ikke ansvarlige for nogen tilbageholdelse eller afbrydelse af enhver kommunikation via internettet eller for ændringer til eller tab af data.

You are responsible for maintaining the security of any password, user ID or other form of authentication involved in obtaining access to password protected or secure areas of Ecolab's systems to which you have been granted access based on your position. For at beskytte dig og dine oplysninger kan vi suspendere din adgang til ethvert Ecolab-system uden varsel, afventende en undersøgelse, hvis der er mistanke om brud på sikkerheden.

Ecolab will take reasonable precautions to ensure that your personal information is only used for the purposes for which it was collected as described in this Employee Privacy Notice. Ecolab vil tage skridt til at sikre, at personlige oplysninger er relevante for deres tilsigtede brug, nøjagtige, fuldstændige og aktuelle. Ecolab er dog afhængig af, at du hjælper med at give nøjagtige opdateringer til dine personlige oplysninger.

Ecolab reserves the right to modify this Employee Privacy Notice from time to time in order that it accurately reflects the regulatory environment and our data collection principles. When material changes are made to this Employee Privacy Notice, Ecolab will provide you with the revised notice. This Employee Privacy Notice was last modified as of November of 2024.

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne fortrolighedserklæring eller tjenesten leveret af Ecolab, bedes du kontakte os på 844-880-8355 eller dataprivacy@ecolab.com.