Global fortrolighedserklæring for medarbejdere og ansøgere

Denne globale fortrolighedserklæring for medarbejdere og ansøgere ("fortrolighedserklæring" eller "erklæring") gælder i hele den globale Ecolab-virksomhed for alle ansatte, uafhængige kontrahenter eller dem, der på anden måde er engageret med eller overvejes til at indgå et engagement med Ecolab på et ansættelsesmæssigt, kontraktmæssigt eller professionelt grundlag. Denne erklæring beskriver de personlige oplysninger, som Ecolab kan indsamle under ansøgningsprocessen og dit ansættelsesforhold med Ecolab, hvordan Ecolab bruger og beskytter disse oplysninger, og med hvem vi kan dele dem.

Denne globale fortrolighedserklæring for ansatte og ansøgere er designet til at sætte en ensartet standard for hver enhed i Ecolab med hensyn til deres beskyttelse af medarbejdernes personlige oplysninger. Ecolab anerkender, at visse love kan pålægge yderligere krav end dem, der er beskrevet i denne globale globale fortrolighedserklæring for medarbejdere og ansøgere. Som sådan er denne erklæring et supplement til den mod offentligheden vendte fortrolighedserklæring, i det omfang du muligvis har interageret med de mod offentligheden vendte områder på Ecolab-webstedet under din ansøgningsproces. Derudover skal alle lokale erklæringer eller privatlivsrelaterede offentliggørelser, der er specifikke for dit bopælsland, erstatte denne globale fortrolighedserklæring for medarbejdere og ansøgere, såfremt der er en konflikt.

Personlige oplysninger (også almindeligvis kendt som personlig identificerbar information (PII) eller personlige data) er oplysninger, der kan bruges til at identificere dig eller enhver anden person, som oplysningerne kan relateres til. Nogle oplysninger, der anmodes om fra dig som en del af din ansøgningsproces, er nødvendige for at bekræfte din identitet og vurdere dine kvalifikationer til den stilling, du søger. Derudover kræves visse oplysninger for at etablere ansættelsesforholdet, mens andre oplysninger indsamles i løbet af din ansættelsesperiode. Ecolab indsamler oplysninger i overensstemmelse med, hvad der er tilladt ved lov i dit bopælsland. Visse oplysninger, såsom køn, race og religion, må kun indsamles, hvor det er lovligt tilladt i din jurisdiktion.  

De personlige oplysninger, som vi indsamler i forbindelse med din ansættelse eller ansøgning, kan omfatte følgende:

• Navn og kontaktoplysninger (f.eks. adresse; telefonnummer; e-mail, fax);
• Nødkontaktoplysninger (f.eks. telefonnummer; relation);
• Personaleoplysninger (f.eks. fødselsdato, civilstand, fødested, nationalitet, bopæl, statsborgerskab, arbejdstilladelsesstatus, militærstatus, nationalitet, foretrukket sprog);
• Betalingsoplysninger (f.eks. personlige bankkontooplysninger, skatterelaterede formularer og oplysninger, Ecolab-firmakortnummer);
• Identifikationsoplysninger (f.eks. cpr-nummer eller andet nationalt identifikationsnummer, pasnummer, kørekortnummer, nummerpladenummer);
• Kontooplysninger (f.eks. loginoplysninger til Ecolab Job Portal eller andre medarbejderportaler);
• Ansættelsesoplysninger (f.eks. datoer for ansættelse, løn og ydelser, fagforeningstilknytning, pensionering, forsikring, begunstigede, arbejdsbegrænsninger og -tilpasninger, beslutninger om klagesager, præstationer);
• Positionsoplysninger (f.eks. Ecolab identifikationsnummer, jobtitel, afdeling/forretningsenhed, supervisor, arbejdssted, computer og adgang til faciliteter);
• Uddannelse og træning (f.eks. uddannelsesniveau, felt og institution, kompetencevurderinger, professionelle licenser og certificeringer eller træningsforløb);
• Professionel historik (f.eks. tidligere arbejdsgivere eller tidligere stillinger; anbefalingsbreve);
• Tilstedeværelsesoplysninger (f.eks. betalte fridage og anmodninger om betalte fridage og alle andre orlovsanmodninger);
• Kommunikationsoplysninger (f.eks. voicemails, e-mails, korrespondance, dokumenter og andre arbejdsprodukter og kommunikationer, der er oprettet, gemt eller transmitteret ved hjælp af vores netværk, applikationer, enheder, computere eller kommunikationsudstyr; undersøgelsesoplysninger);
• Oplysninger indsamlet fra ansættelses- og opsigelsesprocesserne (f.eks. interviewoplysninger, CV, følgebreve, referencer, referencebreve, baggrunds- og kredittjek, transskriptioner, interaktioner før ansættelse, referencebreve, tilbudsbreve og acceptdatoer for ansættelsen, start- og slutdatoer, fratrædelsesdato og årsager);
• Industriel hygiejneeksponeringsvurdering og overvågningsoplysninger;
• Andre oplysninger, der gives i formularer efter behov for fordele, løn eller HR, i overensstemmelse med gældende love;
• Billed- og lighedsoplysninger, hvor det er tilladt ved lov og/eller efter efterfølgende meddelelse, hvor det er påkrævet ved lov (f.eks. identifikationsfoto, optagelser fra videoovervågning, andre billeder eller fotografier og tidspunkter og steder for nøglekortbrug);
• Teknologiinformation og information skitseret via Ecolabs cookie-politik, ved adgang til visse Ecolab-websteder, hvor det er tilladt i henhold til lokal lovgivning, herunder hvor en medarbejder kan fravælge en sådan informationsindsamling (f.eks. browsing, online eller anden brugsinformation fra virksomhedens enheder eller på virksomhedens netværk, arbejdsenheds IP-adresser, bruger-ID, adgangskode og andre legitimationsoplysninger, der bruges til at få adgang til Ecolab-systemer, applikationer, enheder, computere eller kommunikationsudstyr);
• Unikke personlige identifikatorer tilknyttet visse teknologier til webstedssporing som beskrevet i Ecolabs cookie-politik, og som du kan fravælge i overensstemmelse med denne cookie-politik (f.eks. enhedsidentifikator; cookies, beacons, pixeltags, mobilannonceidentifikatorer eller anden lignende teknologi; eller andre former for vedvarende identifikatorer) Bemærk, at mens denne fortrolighedserklæring gælder på tværs af al medarbejderaktivitet, så kan anvendeligheden af cookies og den tilknyttede cookie-politik variere, hvis du er på visse websteder uden for www.ecolab.com.
• Andre oplysninger, der kan blive udvekslet i forbindelse med indgåelse af ansættelsesforholdet med Ecolab. Du vil være vidende om eventuelle efterfølgende indsamlede oplysninger, fordi de vil komme direkte fra dig.

Visse personlige oplysninger betragtes som følsomme eller i en særlig kategori af personlige oplysninger i henhold til visse regler om databeskyttelse. Hvor det er påkrævet ved lov, vil dit udtrykkelige samtykke til indsamling, behandling eller overførsel af sådanne følsomme personoplysninger blive indhentet. Der vil blive sørget for passende sikkerheds- og beskyttelsesforanstaltninger, som vil være i overensstemmelse med arten og risiciene forbundet med data- og behandlingsaktiviteterne.

Når du giver personlige oplysninger til Ecolab som beskrevet i denne fortrolighedserklæring, indsamles disse personlige oplysninger typisk direkte fra dig, og du vil kende de præcise personlige oplysninger, der indsamles af os.

Hvis du er jobansøger via en tredjeparts-jobsøgemaskine, sociale medier (f.eks. LinkedIn) eller et rekrutteringsfirma, der ikke er tilknyttet Ecolab, kan Ecolab modtage nogle af dine personlige oplysninger indirekte gennem de respektive kilder. Vær opmærksom på, at denne globale fortrolighedserklæring for medarbejdere og ansøgere ikke gælder for eksterne tredjeparter, og Ecolab har ingen kontrol over eksterne tredjeparters privatlivspraksis. Det anbefales, at du gennemgår praksis for privatlivspolitk for det pågældende websted, enheden eller den enkelte person ved at kontakte dem direkte eller gennemgå oplysninger, der er tilgængelige på deres websteder.

Under visse begrænsede omstændigheder kan tredjeparts-tjenesteudbydere indsamle oplysninger på vegne af Ecolab (f.eks. med henblik på baggrundstjek, screening osv.), selvom en sådan indsamling altid vil være inden for rammerne af din ansættelse eller ansøgning, og du vil altid informeres om, at sådan informationsindsamling udføres af en tredjepart på tidspunktet for indsamlingen.

​​​​​​​Endelig kan der indsamles visse oplysninger fra kunder, associerede virksomheder eller andre, som du måtte have kontakt med i løbet af din ansættelse hos Ecolab (f.eks. kundeundersøgelser til præstationsgennemgang og lignende formål).

I henhold til vilkårene i denne fortrolighedserklæring, bruger Ecolab de ovenfor beskrevne kategorier af personlige oplysninger på flere måder. Medmindre andet er angivet specifikt, kan ovenstående oplysninger bruges til ethvert af de nedenfor oplistede formål: Disse formål er ikke altomfattende, og du kan modtage efterfølgende meddelelse om yderligere formål for andre og specifikke typer behandling. Ecolab kan bruge dine personlige oplysninger til at:

• Bestemme din berettigelse til ansættelse, herunder verifikation af referencer og kvalifikationer;
• Administrere løn og ydelser til dig;
• Vurdere kvalifikationer til et bestemt job eller opgave;
• Muliggøre kommunikation og netværk blandt medarbejdere;
• Overholde gældende arbejds- eller ansættelseslovgivning;
• Kontakte dig vedrørende andre rekrutteringsmuligheder;
• Give generel information om Ecolab;
• Svare på dine forespørgsler og anmodninger;
• Behandle arbejdsrelaterede krav (f.eks. arbejdsskadeerstatning og forsikringskrav);
• Tilbyde træning eller andre udviklingskrav;
• Gennemføre præstationsvurderinger og disciplinære handlinger;
• Skabe kontakt i tilfælde af en nødsituation;
• Overholde juridiske forpligtelser, herunder sundheds- og sikkerhedskrav, og anmodninger om oplysninger fra offentlige myndigheder og sikkerhedsundersøgelser, eller for at hævde eller forsvare et juridisk krav;
• Kompilere medarbejderfortegnelser;
• Sikre sikkerheden vedrørende virksomhedens oplysninger;
• Administrere personaleressourcer, finansiel planlægning, virksomhedsregler, interne revisioner og anden administration;
• Administrere vores applikationer, software og elektroniske systemer;
• Forbedre medarbejdertilfredshed og -præstation;
• Forebygge potentielt svigagtige, forbudte eller ulovlige aktiviteter;
• Generelt at administrere alle aspekter af ansættelsesforholdet, herunder men ikke begrænset til etablering, vedligeholdelse og opsigelse af ansættelsesforhold, generel drift og administrative, økonomiske og HR-relaterede formål;
• Til andre sådanne formål, som er nødvendige og med rimelighed krævet af Ecolab, som du vil modtage efterfølgende meddelelse om, hvis det er en væsentlig afvigelse fra ovenstående formål.

I relevante lande vil de oplysninger, du angiver i ligestillingssektionen af en jobansøgning, blive brugt med det ene formål at overvåge lige muligheder inden for den globale Ecolab-virksomhed. Ecolab bruger ikke disse oplysninger til markedsføringsformål.

Ecolab kan indsamle lignende eller relaterede oplysninger eller bruge personlige oplysninger til et lignende eller relateret formål i overensstemmelse med love og regler i en bestemt jurisdiktion. Hvor det er nødvendigt, vil meddelelse efterfølgende blive givet inden yderligere indsamling. Afhængigt af din jurisdiktion kan du have registrerede rettigheder såsom sletning, rettelse eller begrænsning af brugen. Sådanne registrerede rettigheder og de jurisdiktioner, hvor de er gældende, er beskrevet nedenfor. 

Vi kan give enhver af de beskrevne kategorier af personlige oplysninger til Ecolabs medarbejdere, konsulenter, tilknyttede virksomheder eller andre virksomheder eller personer med det formål at behandle sådanne oplysninger på vores vegne for at etablere, administrere eller afslutte ansættelsesforholdet med dig. I sådanne tilfælde kræver vi, at disse parter er enige om at beskytte fortroligheden af sådanne oplysninger i overensstemmelse med vilkårene i denne fortrolighedserklæring, såvel som den mod offentligheden vendte privatlivserklæring og eventuelle interne standarder for overholdelse af privatlivsbeskyttelse samt jurisdiktionens love og regler, hvor du bor.

Når du søger job hos Ecolab, vil adgangen til dine personlige oplysninger være begrænset til de personer, der er nødvendige for at behandle din jobansøgning. Behandling af din ansøgning kan kræve, at dine oplysninger overføres til Ecolab-personer eller grupper uden for dit bopælsland. Hvis den overføres til udenfor dit bopælsland, vil en sådan overførsel være underlagt din jurisdiktions lovgivning om databeskyttelse og denne fortrolighedserklæring

Parter, der modtager dine oplysninger, kan omfatte:

• Vores datterselskaber og relaterede virksomheder;
• Forretningspartnere, kontrahenter og kanalpartnere, som ikke betragtes som associerede virksomheder.
• Tredjeparts-leverandører eller -tjenesteudbydere, der leverer vigtige tjenester og er nødvendige for at understøtte din ansættelse eller ansøgning og eller give dig visse beskæftigelsesrelaterede tjenester (inklusive til formål beskrevet i det foregående afsnit);
• Tredjeparter, der kan yde professionel rådgivning (f.eks. advokater, bankfolk, revisorer);
• Regeringsorganer eller andre parter som følge af juridiske processer eller andre anmodninger, hvor det er tilladt ved lov;
• Med andre personer eller tredjeparter, som du har anmodet om, at vi deler oplysninger med.

Bortset fra som beskrevet ovenfor, vil vi ikke dele dine personlige oplysninger med andre tredjepartsvirksomheder til deres kommercielle eller markedsføringsmæssige brug uden dit samtykke eller bortset fra som en del af et specifikt program eller en funktion, som du har mulighed for at tilmelde dig eller fravælge.

Derudover kan vi frigive personlige oplysninger: (i) i det omfang vi i god tro er overbevist om, at en sådan handling er nødvendig for at overholde enhver gældende lovgivning; (ii) for at håndhæve vores rettigheder og/eller fremsætte eller forsvare krav relateret til din ansættelse hos Ecolab, beskytte os mod ethvert ansvar, forsvare os mod ethvert krav, beskytte enhver brugers rettigheder, ejendom og personlige sikkerhed eller beskytte den offentlige velfærd; (iii) når offentliggørelse er påkrævet for at beskytte andre personers sikkerhed, i overensstemmelse med gældende love; (iv) til at reagere på en retskendelse, stævning, ransagningskendelse eller anden juridisk proces, i det omfang det er tilladt og som begrænset af loven; (v) i tilfælde af, at vi gennemgår en virksomhedsoverdragelse, såsom en fusion, frasalg, opkøb, afvikling eller salg af alle eller en del af vores aktiver; eller (vi) er til et yderligere formål, der er direkte relateret til det oprindelige formål, hvortil de personlige oplysninger blev indsamlet.

Ecolab opbevarer kun dine personlige oplysninger så længe, det er nødvendigt for de formål, der er angivet i denne fortrolighedserklæring, som typisk er længden af din ansættelse, plus mindst et ekstra år efter ansættelsesforholdets ophør. Hvis du er jobansøger, hvis ansøgning ikke imødekommes, kan du give samtykke til, at Ecolab opbevarer dine data, så Ecolab kan holde dig orienteret om fremtidige beskæftigelsesmuligheder, og du kan til enhver tid forespørge om varigheden af opbevaringen af dine personlige oplysninger.

I visse jurisdiktioner kan varigheden af, hvor længe dine personlige oplysninger opbevares, variere afhængigt af lokal lovgivning. Du kan forespørge hos din leder eller kontakte Ecolab som beskrevet heri for den opbevaringsperiode, der er specifik for din jurisdiktion. Derudover kan vi opbevare og bruge personlige oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at overholde vores juridiske forpligtelser (for eksempel hvis vi er forpligtet til at opbevare dine data for at overholde gældende love), løse tvister og håndhæve vores juridiske aftaler og politikker.

Hvis du befinder dig uden for USA, især hvis du befinder dig i Canada, Brasilien, Den Europæiske Union ("EU"), Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde ("EØS"), New Zealand, Republikken Sydafrika, Schweiz, Storbritanninen eller andre lande med lignende love om databeskyttelse, bemærk da venligst, at vi og vores servere er placeret i USA. Enhver information, som du giver os, kan blive overført til og behandlet i USA eller andre lande rundt om i verden, hvor vi driver forretning. Selvom dette kan omfatte modtagere af oplysninger, der befinder sig i lande, hvor der kan være et lavere juridisk beskyttelsesniveau for dine personlige oplysninger end i dit land, så vil vi gøre en indsats for at beskytte dine oplysninger i overensstemmelse med de krav, der gælder for lovgivningen i din særlige jurisdiktion og tage skridt til kun at dele med tredjeparter, der tilbyder lignende beskyttelse. Ved at engagere dig i og indgive personlige oplysninger og andre data, som Ecolab lovligt kan indsamle, behandle, bruge eller overføre i forbindelse med dit engagement med Ecolab, giver du utvetydigt samtykke til, at dine oplysninger indsamles, behandles, bruges og overføres som beskrevet heri.

Hvis du befinder dig i EU eller en jurisdiktion med en lignende lov, kan GDPR eller dets lokale tilsvarende give dig visse rettigheder i henhold til loven. Især retten til at få adgang til, rette og slette de personlige oplysninger, vi har om dig. Ecolab vil opbevare dine personlige oplysninger i det tidsrum, du engagerer dig i vores tjenester som beskrevet i opbevaringsafsnittet i denne erklæring, indtil du anmoder om sletning af sådanne personlige oplysninger. Ecolab betragtes som den dataansvarlige (eller tilsvarende sondring) med hensyn til dine personlige oplysninger. Du kan finde vores kontaktoplysninger som beskrevet heri eller i andre dele af tjenesten.

Under visse omstændigheder har du følgende databeskyttelsesrettigheder:

• Retten til at få adgang til, opdatere eller slette de personlige oplysninger, vi har om dig.
• Retten til berigtigelse. Du har ret til at få dine personlige oplysninger berigtiget, hvis disse oplysninger er unøjagtige eller ufuldstændige.
• Retten til at gøre indsigelse. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
• Retten til begrænsning. Du har ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger.
• Retten til dataportabilitet. Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, vi har om dig, i et struktureret, maskinlæsbart og almindeligt anvendt format.
• Retten til at trække samtykke tilbage. Du har også ret til at trække dit samtykke tilbage på ethvert tidspunkt, hvor vi forudsatte dit samtykke til at behandle dine personoplysninger.

For at fremsætte en anmodning vedrørende dine personlige oplysninger, bedes du kontakte din leder, HR eller dataprivacy@ecolab.com. Hvis du er jobansøger, kan du anmode om sletning af dine jobansøgeroplysninger direkte i jobansøgerportalen efter at have logget ind på din ansøgerkonto.

Hvis du har en kommentar, spørgsmål eller klage over, hvordan vi håndterer dine personlige oplysninger, håber vi, at du kontakter os som beskrevet heri for at give os mulighed for at løse sagen. Derudover kan du, hvis du befinder dig i EØS, indgive en klage vedrørende behandlingen af dine personoplysninger til en regulerende myndighed.

Følgende links kan hjælpe dig med at finde den relevante myndighedsregulator:

• I Storbritannien har du ret til at indgive en klage til Information Commissioner: www.ico.org.uk
• I Schweiz har du ret til at kontakte Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC): FDPIC
• I EU har du ret til at indgive en klage til din lokale databeskyttelsesmyndighed.  For at finde din lokale myndighed kan du tjekke listen på European Data Protection Boards hjemmeside:  https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
• I Sydafrika har du ret til at indgive en klage til informationsmyndigheden: https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
• I Brasilien har du ret til at indgive en klage til National Data Protection Authority (ANPD)
• I Argentina har du ret til at kontakte National Directorate for Personal Data Protection: PDP
• I Canada har du ret til at indgive en klage til Office of Privacy Commissioner i Canada: Office of the Privacy Commissioner in Canada
• I Japan har du ret til at kontakte Personal Information Protection Commission: https://www.ppc.go.jp/en/
• I Australien har du ret til at indgive en klage til Privacy Commissioner: Australian Information Commissioner
• I New Zealand kan du kontakte Privacy Commissioner's kontor: www.privacy.org.nz

Retsgrundlag for behandling

Hvis du befinder dig i EØS eller en jurisdiktion, der kræver et lignende retsgrundlag for behandling, afhænger vores juridiske grundlag for at indsamle og bruge de personlige oplysninger, der er beskrevet i denne erklæring, af de personlige oplysninger, vi indsamler, og den specifikke kontekst, vi indsamler dem i.

Vi kan behandle personoplysninger, fordi:

• Det er nødvendigt for gennemførelsen af en kontrakt mellem dig og Ecolab;
• Du har givet os samtykke til at gøre det (i gældende jurisdiktioner);
• Behandlingen er i vores legitime interesse som den dataansvarlige, når den legitime interesse ikke tilsidesættes af dine rettigheder;
• Ecolab skal overholde loven.

Hvor visse følsomme personoplysninger behandles baseret på dit udtrykkelige samtykke, kan du til enhver tid have ret til at trække et sådant samtykke tilbage. For at gøre det, bedes du kontakte os som beskrevet i denne fortrolighedserklæring. Hvis der er et andet retsgrundlag, der vil tillade os at fortsætte med at behandle dine personlige oplysninger efter at have trukket samtykket tilbage, vil vi give dig besked om det juridiske grundlag på tidspunktet for din anmodning.

Ecolab vil tage rimelige skridt for at beskytte dine personlige data i Ecolabs besiddelse og sikre mod risiko for tab, misbrug, uautoriseret adgang, videregivelse, ændring og ødelæggelse. Vi anvender branchestandardiserede sikkerhedsforanstaltninger designet til at beskytte sikkerheden for alle oplysninger, der indsamles i løbet af ansættelsesforholdet. ​​​​​​​Ecolab evaluerer regelmæssigt sine sikkerhedsforanstaltninger i en bestræbelse på at sikre fortroligheden af personoplysninger. Sikkerheden vedrørende oplysninger, der overføres via internettet eller via en mobilenhed, kan dog aldrig garanteres. Vi er ikke ansvarlige for nogen tilbageholdelse eller afbrydelse af enhver kommunikation via internettet eller for ændringer til eller tab af data.

Du er ansvarlig for at opretholde sikkerheden for enhver adgangskode, bruger-id eller anden form for godkendelse, der er involveret i at få adgang til adgangskodebeskyttede eller sikre områder i Ecolabs systemer, som du har fået adgang til baseret på din stilling. For at beskytte dig og dine oplysninger kan vi suspendere din adgang til ethvert Ecolab-system uden varsel, afventende en undersøgelse, hvis der er mistanke om brud på sikkerheden.

Ecolab vil tage rimelige forholdsregler for at sikre, at dine personlige oplysninger kun bruges til de formål, hvortil de blev indsamlet, som beskrevet i denne fortrolighedserklæring for medarbejdere og ansøgere. Ecolab vil tage skridt til at sikre, at personlige oplysninger er relevante for deres tilsigtede brug, nøjagtige, fuldstændige og aktuelle. Ecolab er dog afhængig af, at du hjælper med at give nøjagtige opdateringer til dine personlige oplysninger.

Ecolab forbeholder sig retten til at ændre denne fortrolighedserklæring fra tid til anden, for at den nøjagtigt afspejler det lovgivningsmæssige miljø og vores dataindsamlingsprincipper. Når der foretages væsentlige ændringer i denne fortrolighedserklæring, vil Ecolab overbringe dig den reviderede fortrolighedserklæring. Denne fortrolighedserklæring for medarbejder og ansøger blev senest ændret i august 2023.

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne fortrolighedserklæring eller tjenesten leveret af Ecolab, bedes du kontakte os på 844-880-8355 eller dataprivacy@ecolab.com.